年末調整手続きの電子化について

ウィズコロナ時代が長期化しています。そのような中で、日々デジタル化が進んでいます。また、様々な企業で電子化が進んでいるようです。年末調整手続きも電子化することにより、給与の支払者においては、年末調整手続きが簡便化され、従業員のメリットもあります。ここでは年末調整手続きの電子化について、ご説明させていただきます。

これまでの年末調整手続きは、 ①　従業員(給与等の支払を受ける方)が、保険会社、金融機関、税務署等(以下「保険会社等」という。)から控除証明書等を書面(ハガキ等)で受領 ②　従業員が、保険料控除申告書又は住宅ローン控除申告書に①で受領した書面(ハガキ等)に記載された内容を転記の上、控除額を計算し記入 ③　従業員が保険料控除申告書及び住宅ローン控除申告書など、年末調整の際に作成する各種申告 (以下「年末調整申告書」といいます。)を作成し、控除証明書等とともに勤務先(給与等の支払者に提出 ④　勤務先が提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、控除証明書等の確認を行った上で、年税額を計算、という流れで進められていました。

年末調整手続きが電子化された場合は、次のような手順となります。

①　従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領　 ②　従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(※)に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、①で受領した電子データをインポート (自動入力、控除額の自動計算)して年末調整申告書の電子データを作成 ③　従業員が、②の年末調整申告書データ、及び①の控除証明書等データを勤務先に提供 ④　勤務先が、③で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算

※　年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(以下「年調ソフト」といいます。)とは、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアです。

年末調整手続きの電子化による、従業員のメリット、給与等の支払者のメリットは以下となります。

年末調整手続きの電子化によるメリット

従業員のメリット

給与等の支払者のメリット

従業員は、これまでの手書きによる手続き(年末調整申告書の記入、控除額の計算など)を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。　また、書面で提供を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し、再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。従業員が、「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することができますので、従業員の利便性がより高まります。

給与等の支払者(勤務先)は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。　　　　　　　また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。さらに、従業員が年調ソフトを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少することが期待されます。加えて、書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。

年調ソフトから印刷した年末調整申告書は国税庁ホームページに掲載している様式と大きく異なりますが、法律で定めらた記載事項については網羅されていますので、これを保管していれば問題は生じません。なお、年調ソフトは年末調整申告書作成のためのソフトウエアです。年税額の計算等の機能はありませんのでご注意ください。