インボイス制度で変わる経費精算のルール

本年10月開始の適格請求書等保存方式(インボイス制度)の下では買い手側の立場として、原則課税の課税事業者には、適格請求書発行事業者(インボイス発行事業者)の登録の有無にかかわらず様々な影響が生じます。今回は郵便料金、経費の立替・精算の事例について解説します。

例1 郵便料金について

◇郵便切手を購入し、後日に切手を貼付した郵便物をポスト投函により発送する場合の郵便料金の、仕入税額控除の取り扱いについて ◆郵便切手類は、原則として購入時点では課税仕入れには該当せず、郵便配達等の役務提供(郵便サービス)を受けた時に、郵便サービスを受けた事業者の課税仕入れとなりますが、自ら使用するための郵便切手類を購入した事業者が、継続してその郵便切手類を購入した課税期間の課税仕入れとしている場合には、これを認める取扱いがあります。他方、インボイス制度においては、郵便切手類のみを対価とする郵便ポスト等への投函による郵便サービスは、売り手である郵便局側でインボイスの交付義務が免除されており、買い手側は交付を受けることが困難なため、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。この場合の帳簿には通常の記載事項に加え、例えば「ポスト投函による郵便」といった記載が必要です。なお、郵便ポスト等への投函ではなく、郵便局の窓口で郵便料金を支払って郵便サービスを受ける場合には、交付を受けたインボイス又は簡易インボイスの保存が必要です。

例2 経費の立替・精算について

◇接待飲食費や消耗品の購入費用など、従業員が経費を一旦立替え、後日精算を行う場合の仕入税額控除の取り扱いについて ◆仕入税額控除の要件として保存が義務付けられるインボイスには、買い手側であるインボイスの交付を受ける事業者の名称が必要です。したがって、従業員が経費を立て替える場合には、事業者名が記載された領収書等(インボイス)を受領し、事業者は精算時にそのインボイスを従業員から受領し、保存する必要があります。従業員は、立替払い時に従業員個人名が記載されたインボイスを受領しないように注意が必要です。ただし、売り手側の事業者が簡易インボイスを交付する場合は買い手側である簡易インボイスの交付を受ける事業者の名称の記載は不要のため、小売業や飲食店業等の、簡易インボイスを交付することが認められている事業者に対する経費を立て替える場合には、簡易インボイスの記載事項を満たしたレシートを受領・保存すれば仕入税額控除の要件を満たすこととなります。(図表1 参照)

図表1 簡易インボイスの交付ができる事業

➀	小売業	⑤	タクシー業
②	飲食店業	⑥	駐車場業(不特定かつ多数の者に対するものに限る)
③	写真業	⑦	➀から⑥の事業に準ずる事業で不特定多数の者に資産の譲渡等を行う事業
④	旅行業

◇従業員が経費を立て替えた際に、誤って従業員の個人名が記載された領収書を受領した場合の仕入税額控除の適用について ◆仕入税額控除の要件として保存が義務付けられるインボイスには、買い手側の事業者名の記載が必要です。したがって、従業員の個人名が記載された領収書を受領した場合には、簡易インボイスに該当する場合を除き、その領収書(インボイス)のみの保存をもって、仕入税額控除の適用を受けることはできません。このような場合には、立替払いを行った従業員から、立替金精算書等の交付を受けるなどにより、経費の支払先である売り手側事業者から行った課税仕入れが買い手側事業者のものであることを明らかにすることにより、その領収書(インボイス)及び立替金精算書等の書類の保存をもって、インボイスの保存要件を満たすことになります。