年末調整手続きの電子化

年末調整の電子化とは、従業員が提出する各種申告書や控除証明書類を紙ではなく電子データで提出し、企業側も電子データで処理する仕組みを指します。これまでは、申告書類を紙で配布・回収し、担当者が手作業で内容を確認・入力することが一般的でした。しかし、年末調整業務の煩雑さや負担の大きさを背景に、政府も電子化を推進してきました。実際に、2020年10月からは生命保険料控除証明書などの控除証明書データを活用した電子年末調整が可能となり、従業員がマイナポータルを通じて取得したデータをそのまま申告書へ反映し、企業へ提出できるようになっています。

出典：国税庁「年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するよくある質問（ＦＡＱ） （令和７年１０月改訂版）」

また、近年では扶養控除等申告書や配偶者控除等申告書など、年末調整に必要なほとんどの申告書類が電子提出可能となりました。保険料控除証明書や住宅ローン控除にかかわる年末残高証明書なども電子データで提出できるため、従業員側に利便性が高まりつつあります。

（１）企業側のメリット

　企業の担当者にとっては、業務負担が大幅に軽減されるというメリットがあります。従来、申告書の配付準備や従業員からの回収、内容確認、給与システムへの手入力など、多くの工程を手作業で行う必要がありました。電子化することで、申告データはWeb上で提出され、そのままシステムに取り込めるため、入力作業が不要となります。記載内容のチェックも、システム上で不備が自動検知されるため修正依頼や確認にかかる時間が大幅に削減されます。さらに、提出書類が電子データで管理できるようになるため、紙書類を保管するためのスペースも不要になります。テレワーク中でも年末調整業務を進められる点も、現代の働き方に即した大きな利点と言えるでしょう。このように、年末調整を電子化することで、従業員は記入作業の負担から解放され、担当者も煩雑な業務から解放されるため、企業全体の業務効率化と生産性向上につながるのです。

（２）従業員側のメリット

従業員側のメリットとしては、手続きの簡便化が挙げられます。従来、紙の申告書に記入する際は、控除額の計算や必要項目の記載漏れが発生しやすく、記入方法がわからないことで担当者へ問い合わせるケースも少なくありませんでした。また、生命保険料控除証明書なども紙で提出する場合、紛失や提出忘れが起こりがちです。電子化すれば、Web上でガイドに従って入力できるため記入漏れが防止でき、控除額計算も自動で行われるため計算間違いの心配がありません。さらに、マイナポータルに対応する保険会社から電子データとして控除証明書をまとめて取得できるため、紙で保管する必要がなく、紛失しても再取得しやすいという利便性もあります。

（３）年末調整を電子化するために必要な準備

年末調整を電子化するためには、いくつかの準備を段階的に進める必要があります。書面の都合上、詳細までは書ききれませんが、以下のようなことが考えられます。

１．年末調整対応システムの導入検討 従業員から申告書類を電子データで提出してもらうためには、対応するシステムやクラウドサービスの導入が不可欠です。例えば、国税庁が提供する「年調ソフト」や、民間企業が提供する年末調整電子化サービスがあります。　　

２．社内規程やシステム環境の整備 電子データで申告書類を回収する場合、現在の運用ルールを見直す必要があることもあります。例えば、文書管理規程や就業規則の改定、会計システムが電子申告に対応しているかの確認、必要に応じたシステム改修やバージョンアップ、これらは電子化運用をスムーズに進めるための基盤整備となります。

３．従業員への周知とサポート体制の構築 電子化を円滑に進めるためには、従業員への周知も欠かせません。従業員側でも、年調ソフトのインストール（利用する場合）、マイナポータルの利用準備（マイナンバーカード取得や電子証明書設定）、保険会社への電子控除証明書発行依頼などの手続きが発生します。準備には時間がかかることもあるため、余裕をもって電子化の流れを説明し、申告データ作成方法や取得方法を丁寧に案内しておくと安心です。

４．税務署への承認申請 年末調整の電子化にあたり、所轄税務署への承認申請が必要となる場合があります。申請書類の内容や提出期限については、事前に確認しておきましょう。　